酷公司 | 全球500强保险公司的数字焕新之旅

2022-02-11

关于利宝保险


利宝互助保险集团是一家多险种的国际保险公司,创建于1912年,总部设在美国马萨诸塞州的波士顿,利宝保险有限公司是利宝互助保险集团在中国的全资子公司。1996年,利宝互助保险开始进入中国设立办事处。2003年,在中国重庆设立了分公司,把发展中国市场列为关键战略,成为第1家进入中国西部的外资保险公司。2007年,利宝互助保险重庆分公司经保监会批准,升级为利宝在中国的全资子公司,并正式更名为利宝保险有限公司,成为首家将中国总部设在重庆的世界500强企业。凭借广泛的销售渠道和多样化的保险产品,利宝保险为客户提供优质创新的专业化服务,以秉承历经百年的企业使命“我们致力于帮助人们拥抱今天,并自信的追求未来”。 

 

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百年守护,数字焕新



十多年前,利宝人力资源部门引入了第一套系统,这在当时算得上是一件引领潮流的事。但是随着公司发展以及HR SaaS的全面发展,旧系统逐渐无法满足人力资源部门的工作需求,导致利宝HR面临这样一些困境:

 

第一,由于旧系统的不智能,本该提高工作效率的工具,却变成了HR工作的负担,加班成为家常便饭,同事颇有抱怨; 

第二,人力资源部门与其他部门的业务与数据存在壁垒,无法形成良好的交互,对企业业务发展与价值创造带来了影响。

 

所以他们痛定思痛,在管理层的支持下,果断更换系统,及时改变这种情况。并希望新系统能够敏捷、高效地满足人力资源业务需求,为企业发展变革输出价值。

 

良好的开端是成功的一半,选好供应商则是数字化转型成功的第一步。他们深知,要成功实现人力资源的数字化转型,供应商的能力与专业度有着举足轻重的作用。所以,利宝在供应商选择方面下足了功夫。

 

首先,他们投入了大量的精力,把内部一直以来的痛点和希望达成的目标逐一罗列,共100多项功能的需求点,然后分别与所有的供应商逐一沟通,听听他们在系统端是如何实现的。最后再进行比较,比如,哪家供应商是通过现有功能就可以实现需求的,有哪些供应商是需要通过二次开发才能实现的。

 

在最终的综合考量下,易路产品的成熟度最高,同时系统背后的管理理念与利宝高度契合,实施方法论与专业能力也赢得了利宝项目组的一致认可,最终利宝选择与易路携手,换新系统,焕新活力,百年守护,全新启航。 


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功能立显,成效立现


经过一系列调研及前期准备工作,利宝人力资源系统在第一期上线预入职、时间管理、薪酬管理、HR流程四大模块。如今,已经可以看到明显的成效。

 

1、预入职模块 

更换系统之前,利宝的预入职方式相对传统。新员工入职当天,HR和员工要花一两个小时完成入职资料的填写,然后还需要HR重新将资料输入电脑,产生了大量重复、低价值的工作。

 

通过易路的预入职模块,候选人在入职之前即可完成资料的提交,并且数据直接记录在系统,无需二次录入,相关HR同事只需要在对应节点完成资料审核与入职流程审批,就能完成入职管理,通过这个功能,让人员管理的效率大幅提升,节省了HR的工作时间,能把精力分配到更有价值的工作中。

 

2、薪酬管理 

利宝是当月发薪,在使用原系统时,有数位薪酬相关的同事,在发薪前的一个星期,几乎每天都在加班,且大部分的算薪工作,只能依靠人工问询信息变更、收集算薪数据、汇总、最后才算薪,一旦出错根本难以回溯哪里发生了问题。

 

新系统上线后,不仅可以从系统端口直接抓取基础性信息,不再像过去一个字段一个字段去导入,还可以一键算薪,仅需一人即可完成当月算薪工作,效能大幅提升。

 

另外,利宝在薪酬管理方面相对精细化,财务端对薪酬系统的要求相对较高,因为涉及到人力和财务的对接,所以会产生额外的、有别于传统HR薪酬计算领域的需求。而易路深耕薪酬赛道,薪酬方面的专业性相对较高,恰巧与利宝的需求不谋而合。

 

3、时间管理 

为了最大程度地帮助员工平衡生活与工作,利宝制定了因人而异的休假规则,这就导致了假勤管理非常复杂,尤其是关于年假额度的发放,不同人群年假发放规则不一,需要人工进行核算发放,遇到工龄跳档,还需要HR手动维护。

 

通过易路的时间模块,HR无需手动为员工发假,系统可根据员工的岗位、部门、国籍、工龄等信息,自动判别员工所属的休假规则与范围;每月都能批量为员工更新当前个人履历下最新的休假额度,如遇到满足工龄跳档情况,刷新员工的休假额度即可,无需单个人员修改。 

 

  • 经验分享


利宝对数字化系统的使用一直走在行业的前列,从十几年前到现在的重新选型,经历和经验不可谓不丰富。利宝薪酬绩效管理副总监Sarah分享了自己的数字化转型经验:

 

第一, 数字化是长期主义 

利宝保险在中国保险行业内是较早开始使用系统的公司,而且一直以来从未停止过在系统方面的投入,这为如今的数字化转型积累了大量丰富的经验,搭好了数据基础。数字化转型不是“时间段”而是“时间”,它是逐渐渗透的过程,即便在某一阶段使用了数字化系统,也不意味着数字化转型完成。后续对数字的利用,人力系统与业务系统的结合以及长期数字化意识的培养都是数字化转型至关重要的步骤。

 

值得注意的是,供应商作为数字化转型“马拉松”的重要陪跑者,须得谨慎选择。他们的专业度、敬业度、产品力也是数字化转型成功的锁钥。“比如,与易路合作前期,他们对项目做了详细地调研和规划。中期,易路团队对利宝提出的需求能够快速理解,有困难就想尽办法去解决,一心扑在项目上,这种敬业度和专业度都是我们非常认可的。不仅节省了沟通成本,也给了我们很大的信心。” Sarah如是说。

 

第二, 做好推广与培训 

首先,HR把好数字化系统的第一关,不仅要做好选型,还要及时给各个团队进行细致地培训,确保HR自身能够全面吃透、正确使用人事系统。

 

其次,做好管理层的培训,教会他们利用系统提升管理效率。比如,在系统内高效便捷地进行流程审批、团队管理等。将流程嵌入系统就不用像过去那样,反复发邮件,甚至不知道该找谁审批。系统还可以设置提醒,如生日提醒、入职纪念日提醒等等,方便管理者对员工进行一些人文关怀。

 

  • 来日方长,万事可期


预入职、时间管理、薪酬管理、HR的流程作为第一批上线模块,已经帮助HR实现了效能提升、节省了大量时间成本。未来,还有很长的路要走,因为人事系统只是利宝保险数字化转型的一部分,它与理赔系统、财务系统一起,共同组建利宝强大的竞争壁垒。

 

另外,人力资源数字化转型的目的不仅是提升HR自身效能,还背负着一个更重要的使命,即成为公司内部的中转站,做好跟其他系统的对接,推动公司焕发新的生机与能量。重要的是,人力资源数字化并不是简单的从线下搬到线上的电子化过程,其真正的意义是基于底层数据进行人力资源分析、出具精准画像,帮助人力资源管理实现质的飞跃。所以,在项目二期甚至更长远的时间里,易路与利宝还有更多的事情需要完成。


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