英恒专访:技术研发企业数字化转型该如何迈出第一步?

2021-04-25

 

导语

英恒成立于2001年,始终专注于汽车电子应用市场的方案解决与技术开发服务。“多年蛰伏,一朝蝶变。”2017年开始,英恒整体发展进入加速阶段,人员数量和需求量快速增加,业务规模和需求也与日俱增。2018年,恰逢公司上市,人力资源数字化转型势在必行。


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  • 数字化初尝试

 

近年来,英恒快速发展,人员规模扩张至1000人,随之而来的是人员管理问题空前突出。同时,人力部门共有10人,其中2位专门负责培训和人才发展,其余各位分管不同的部门,而公司的发展壮大对HR的工作效率要求更高。这些新问题推动整个英恒集团向数字化转型,一方面希望通过数字化工具解放HR手工工作,提升工作效率和正确率;另一方面也希望借助数字化力量提升内部管理效率,规范管理动作。 


在这一背景下,英恒需要的是高度灵活的系统和流程,而不是传统的以组织架构为基础的人力资源系统。带着这一明确目标,又货比三家,2018年英恒最终选择引入易路系统,迈出了数字化转型的第一步。 


“不仅是灵活性,易路系统的迭代速度也很快,它可以根据用户的需求不断更新。另外,薪酬是易路的特色,虽然我们的工资模块不复杂,但不排除我们的系统以后会接通金税三期,而易路是最早实现个税对接的公司,技术相对成熟。除此之外,英恒在国内外设立多个办公点和分公司,易路会根据不同地方的政策制定规则,系统覆盖的地域相对全面,可以满足我们多样化的需求。”英恒人力资源总监陈芳在采访中介绍了选择易路的原因。


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  • 数字化系统的选择与使用

 

在使用易路系统之前,英恒几乎从未使用过任何其他人力资源系统,所有工作都是通过Excel表格完成。零基础向数字化跨越,英恒在系统的选择上相对稳妥,从基础模块开始搭建。具体如下: 


1、考勤休假 

引入数字化系统之前,英恒一直使用指纹机考勤。每次都需要一位HR专门负责考勤数据的收集和输出,而整理全国各地的考勤信息是一个巨大的工作量,时间成本较高。引入数字化考勤系统,员工即使在出差也可以打卡,更不需要单独耗费人力和时间成本收集考勤数据,可从系统直接导出。另外,员工可以方便快捷地查询假期,如共有几天假期,剩余几天假期,在手机端都一目了然;也可以自助调休,而不是非要给HR打电话或发邮件才可以。 


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2、工时统计e表单

 工时分配e表单是易路根据英恒特殊需求而定制开发的。在英恒,出于财务和管理需求,他们需要清楚地了解每位员工负责哪些项目,所以一直在坚持做工时统计。尤其是研发人员,有时,一个研发人员可能同时身兼5-6个项目。清晰地工时统计,有利于管理者掌握自己的每位下属在哪些项目上花费的精力最多,进而分析每个项目的投入力度和紧急程度。一旦发现员工在非紧急的项目中投入过多精力,还可以及时作出指导和调整。在引入易路系统之前,英恒的工时统计工作使用的是其他系统的免费功能,但出于保密性、系统整合方面的考虑,他们基于易路e表单定制开发了工时统计功能,可以从中直接导出工时统计汇总表。

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3、合同管理 

数字化转型之前,英恒的合同管理一直以手工为主,依靠传统的Excel表格进行管理。HR需要提前一个月从表格中手动筛选出合同即将到期或转正的人员,做好记录,然后在截止日期之前与员工续约或签合同。再加上,目前英恒招聘量较大,有时甚至会在一个月内入职三四十位新员工。单纯依靠人力有些分身乏术,最重要的是HR也可能会忘记。而现在,数字化系统具有合同到期提醒功能,及时、高效。代替了大量HR手工工作,同时增加了准确度。


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4、薪酬管理

英恒的算薪工作集中在一人手中,1000人的工资计算,不同的法人实体,需要多个Excel表格处理。一旦出现休假、入职、离职等特殊情况,需要HR再手工处理,效率不高也容易出错。薪酬系统取代手工工作,不仅可以一键算薪,还可以一分钟得到结果,无论是效率的提升还是成本的节约都远非人力能比。另外,英恒传统的工资单发放是HR通过邮件一对一发送,但会出现HR发错邮件或恰巧员工请假将邮箱托管给别人的情况。通过数字化转型,员工可以在手机端自主查询工资单。相较于邮件发送,自助查询的保密性和准确率显然更受青睐。

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  • 数字化的价值体现


1. 提升HR价值 

数字化工具投入使用将替代HR大量传统的、事务性工作,使其精力向高附加值的工作集中。比如利用数字化工具发现管理问题,提供解决方案;再如借助数字化工具成长为业务专家,助力业务决策,推动业务发展。可想而知,HR的工作效率必然提升,HR在组织中的价值也将不可同日而语。

  

2. 助力管理——方便快捷的人员信息查询 

不同的法人实体、全国多网点办公,都增加了英恒内部管理的复杂度。对于部门管理者来说,他们需要看到的是自己部门内完整的人员数量、工作饱和度、绩效、出勤、出差等情况,与员工在哪个法人实体无关。数字仪表盘可以从法人实体、职级、部门、地点等细分维度呈现人员分布情况,每一个管理者都可以随时查看,满足管理者不同的需求。同时,仪表盘中的数字从某种程度上会透露管理中存在的问题,这对管理的发展乃至整个组织的发展来说都至关重要。

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3. 人才选用育留精准化 

借助数字化工具中的大数据收集与分析可以及时掌握更多员工的信息,以及在选用育留方面存在的痛点。


英恒目前员工数量多达1000人,对人员结构的合理化要求更加明确。HR与管理者通过数字化工具可以清晰地看到各职级中人员分布以及人员能力分布情况,进而分析目前公司人员结构是否合理,下一步需要招聘什么样的人才,工作目标达不到是因为人手不足还是因为整体人员能力不够。为人才招聘提供可见的决策依据,而不是像传统方式下,管理者只能说一句“人不够用“,无凭无据更没有招聘方向。


当然,在人员离职情况分析时,通过大数据记录也可以发现入职3个月与入职6个月、入职3年的员工离职的原因有哪些,是招聘端出现了问题?还是公司管理出现了纰漏?亦或是员工需求得不到满足等。HR和管理者根据这些及时梳理流程、发现问题并作出改善,进而提前干预,有效保留人才。 

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同样,数字化也可以助力人才培养与发展。目前,英恒集团将内部的人才培养与人才发展紧密结合。英恒内部培训是由HR先一步了解业务发展需要匹配的人员能力,并衡量培训的必要性之后再安排培训。数字化系统除了可以完成通用知识的传播,还可以代替后续人工的监管、考核、评估与跟踪并留下记录。通过数字化工具的记录,形成员工档案,为后续的人才发展提供参考依据。另外,如果管理者为员工设定了未来2-3年的职业发展规划,数字化工具可以记录员工的成长路线,为员工职业发展规划提供一条清晰可见的“进度条”。但目前英恒的人才培训仍是通过手工记录,未来他们将携手易路共同实现数字化培训。

 

  •  经验分享

 

数字化转型对HR来说无疑是一种考验,不仅要具备操作数字化系统的能力,更要成为数字化人才。HR如何利用数字化工具为管理者提供决策方向、推动业务发展,才是数字化转型所追求的终极目标。 


1、员工可能产生排斥 

数字化转型不是HR的“独角戏”,也必须获得其他员工的支持。刚开始启动数字化转型时,遭到员工反对的情况在所难免。因为以前员工把手在考勤机上按一下就可以完成打卡,但现在他们要打开手机连接再打卡,有时甚至会忘掉;再比如,以前的放假通知都需要HR发送邮件,现在直接通过易路系统发送到手机,但点击量比较低。员工出于长久以来的习惯,很难一下走出自己的舒适圈,所以数字化转型成功的关键之一就在于坚持不懈地宣传、推动,耐心地陪伴员工走过适应期,直到新习惯代替旧习惯。 

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2、系统尽量统一 

系统的选择也同样重要。英恒在选择系统时虽然对灵活性要求较高,但对系统的统一性要求也较高。他们希望所有的功能都可以在同一套系统中完成,而不是一套系统管理考勤、一套管理系统休假、一个系统管理报销……同一套系统的好处在于它的连贯性,比如,员工提交出差报销,同一系统内其它数据可以联动。不仅员工操作便捷、体验好,也可以减少HR在不同系统之间来回整合的工作。

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结语 

最后,英恒人力资源总监陈芳向我们提到:当下,数字化转型已经不再是一个选择题,而是一个问答题,且答案是肯定的。数字化趋势已经不可逆转,越来越来的细分市场纷纷涌现,所有人和企业都终将走上数字化之路。


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