一谈到数字化很多人的第一反应是系统、平台、工具、技术,但其实数字化的前提条件或者说敲门砖不是这些,而是流程和数据的标准化。
如果流程没有实现横向打通和标准化,再牛的技术也只能在某个环节提升效率,效果非常有限,还有可能因为线上线下的衔接反而降低了整体流程的效率。这也许是业务经常抱怨系统平台和工具不好用的最根本的原因。而,如果缺乏数据的标准化定义,不仅会存在大量的数据孤岛,还会极大的影响数据采集、分析和使用的效率和效果。
政策-流程的底座
谈到流程我们就不得不先说说政策,因为政策是流程的重要指导。它通常在规则、标准及风险控制和管理方面指导着流程设计,是流程设计不可或缺的重要输入。但在现实工作中我们会发现政策缺失、政策不够与时俱进、政策和实操两张皮的现象非常普遍。
所以,在进行流程标准化定义之前,我们首先要盘点流程所对应的政策都有哪些,政策是否存在缺失、不合理或不与时俱进的现象。如果有,那么就要先补充、完善、更新或优化政策,确保流程标准化设计有稳固的底座支撑。当然,在方向达成一致的前提下,可以并行,即:一边补充、完善、更新政策,一边定义或优化流程。
流程标准化和优化
关于流程的标准化设计,大家可以阅读我之前的文章:
SOP和流程的关系
谈到流程,我们还不得不谈谈SOP(Standard Operating Procedure/标准作业程序),流程指导的是需要跨部门、跨角色、多次转手、高频发生的复杂工作要如何协同。而SOP指导的是某个具体的部门、具体的角色、处理某项具体工作时要先做什么、后做什么、怎么做、做到什么程度。它更加细化和量化,而流程中的步骤描述通常描述的只是关键动作。
数据标准化
数据标准化的前提是业务语言的标准化,数据的标准化通常包括:相对稳定的数据域和数据分类的定义、数据项的层级结构关系,以及每个数据项本身的描述、数据口径和计算公式等。有了数据的标准化定义,再加上数据规划才能从根本上避免数据孤岛现象的发生。
下图为某企业人力资源数据域和分类的定义,供参考。
所以,在撸胳膊挽袖子,搭平台建功能之前,请一定要仔细检查对应的业务是否有完善、完备的政策和制度的支撑、是否有横向拉通的、标准化的流程定义、是否有一致的业务语言、可靠稳定的数据域和分类定义,以及清晰、明确的数据标准化定义。缺少了这些顶层设计,再好的IT技术也只能沦为碎片化的工具、信息的孤岛……
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