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随着公司的发展，需要解决更多的人力资源管理问题，原来的HR系统无法满足需求，此时需要更换或升级HR系统。若原系统服务提供商仍在不断更新系统，也可选择付费升级系统。
企业经常使用多个企业管理系统，这就要求各个系统之间能够形成数据关联，或者有相应的数据口。在这种情况下，一些老系统往往不能满足数据交换的要求，或者在数据对接时需要复杂的操作，会给企业管理带来困难，或者HR系统稳定性差。
企业的岗位种类也越来越多，管理也逐渐细化和完善，许多时候老式的HR系统并不能很好地管理这些新岗位。以考勤管理为例，许多企业对外勤人员的考勤管理非常困难，往往无法形成有效的管理方法，但是技术的进步已经解决了这一问题。
还有一些其他情况需要企业考虑更换人力资源系统，这主要取决于现有人力资源系统能否解决问题，以及更换人力资源系统后能带来什么好处。毕竟更换或升级新系统需要一些资金和时间来磨合。一般来说，当企业面临的人力资源管理问题对企业发展有很大影响时，就必须更换现有的人力资源系统，以保证企业的稳定发展。
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