超有用!个税新政,HR需要拿走的干货:给HR带来的额外工作

2018-12-10






 


每次个税改革都会对于HR的工作带来很大的影响,本次必不例外。10月份按照新的起征点的那次多少HR前一个月讨论究竟怎么发工资怎么报税历历在目。下文就列出此次个税改革造成的各方面与HR有关的额外工作。由于每个企业内部HR架构和分工不同,以下可能会涉及到Payroll Share Service,HRIS,C&B,HRBP这几个模块,但分工不再列出。



 



额外工作清单



 



1、工资系统配置和逻辑的变更 



现在明确的时间点是2019年1月1日雷打不动,考虑到个税计算逻辑变化非常大,到年底前的时间是非常紧张的。



 



如果你的企业是自己内部搭建系统或手工处理薪资,则内部需要重新考虑算税方法,调整逻辑。这时,HR需要即刻组织资源,和IT或HRIS沟通需求变更,并在年底正式实施之前,开发完并测试验证。如果涉及到全球系统,不是在本地开发和调整,建议你争分夺秒操作这个事情。



 



如果你使用的是薪资外包服务,要及时和供应商保持沟通,询问其系统配置更新速度,以确保不会影响自己企业的2019年的工资计算。良心些的供应商可能并不会收取变更费用,但是也会有供应商希望趁着这个机会把成本转嫁给客户的。徐工认为,这种因国家政策层面的更新导致的强制变化,专业的薪资外包服务商应该拎得清的。



 



2、大量的收集、整理和核实工作






专项附加扣除本身概念不难理解,就是可以税前扣掉,应税收入就少了,个税自然少了。然而,难点在于,专项附加扣除适用于6大情景,员工最多可以扣除5项内容,涉及到大量的专项附加扣除资料。个税要求代扣代缴人有核实的义务。然而现实是,作为企业,除了检查资料完备性,实质上就无法核实员工提供的信息真实有效性,也没有姿态去核实



 



如果撇开核实的工作,只剩下资料完整性的校验,这也会占用大量的HR的时间!对于任何一个员工,其提供的资料都是动态的(大部分是按月的),除了首次提供,还会存在资料的更正、更新、增加和减少。这要求针对于每个员工,都需要单独设置目录,存放并记录员工的资料;同时也要求可以统计员工的专项附加扣除报表,以此做工资。



 



系统化员工的专项附加扣除资料是最简单但是最有效的解决方案。市场上无论是薪酬外包公司,还是税务公司,抑或是其他企业服务系统提供商,均相应的推出类似系统升级和功能模块,这些公司当然是冲着开辟新的收费业务来的。实际上,徐工认为这个系统的需求和流程不难,这些方案能够提供的服务也比较有限(系统本身、流程系统化、系统端完整性校验、后台设置客服对于资料完整性做校验….是不是很像报销系统?),这些服务值不值这个价钱还需要市场运行一段时间,但是徐工认为,这项服务未来的终点不太会是一个单独收费的服务,而是更多和薪资计算打包在一起不独立拆开的一项服务甚至于说可能是各个服务商作为增值服务拿出来。后面会有单独一篇文章再来复盘这种服务。



 



有系统开发能力的企业,自己做;没有开发能力的企业,人工或交给第三方。现阶段我认为可能采用第三方系统解决方案是一个更好的临时方案。但企业需要深入讨论确定长期方案(第三方服务商提供的该项服务长期成本可能会比较高)。此外,这些资料作为代扣代缴人,有义务留存备查。徐工认为,无论是否使用第三方系统收集这个工作,雇主这里是要定期保存资料的。



 




3、潜在的监督核查工作





如上文,我认为雇主除了核实资料完备性之外,对于员工提供的资料真实性和有效性发挥的作用十分有限。但是根据新的税法,雇主如发现提供信息与实际不符的,要要求员工修改。同时,新的税法里面还说了,税务部门要查,企业要协助

 

为何和HR有关呢?HR的朋友肯定会笑了。这些规定分配到了企业内部最终会变成HR的义务的...




 



4、必要的员工沟通和很多的员工咨询




此次个税改革的变化影响非常大,公司是员工收入的发放方,影响员工收入多或少的变化的规则改变,势必需要向员工告知。说实话,一个政策第一次实行,问题肯定接踵而来络绎不绝。员工对于个税改革内容,尤其是专项附加扣除的疑问,无论是否有外部供应商可以做这个事儿,压力势必会转嫁在HR身上。此外,员工入职时,很多企业会有入职大礼包,里面涉及到的政策描述、操作步骤、员工所需提供资料等内容均需要更新。



 



5、汇算清缴带来的额外跟进工作





就像过去的年底12万申报一样,名义上是员工自个儿的工作,然而税务局会盯着雇主来帮助完成。



 



6、员工入离职时所需更多信息




第一篇中说了,累进制计算个税是个大概率事件。那么如何实现累进算税呢?当月要知道在此之前的所有当年应税收入合计和当年已经缴纳过的个税总额同时员工的专项附加扣除当年已用额度也要有。如果员工一直在职,那么企业是有所有的数据的。但是如果员工是新员工,就必须向员工收集这些信息。考虑准确性、可靠性,认可前一家企业提供的证明,应该是最放心和安全的方案。



 



入职时需员工提供包含以下信息的证明、离职时需要作为前雇主向员工提供数据或证明。我想到的内容如下:


员工当年已经取得的综合收入


员工当年已经缴纳的个税总额


员工个人所得税专项附加扣除的资料和额度(可能还会涉及到折算,等政策)




以上就是按照类别归纳的HR会涉及到的额外工作。其中有挺多时间上面还是挺紧张的。望各位能尽快采取行动。



 



附加干货:额外工作时间线


干货就要有干货的样子…我不辞辛苦来按照企业内部的操作先后顺序给你梳理下:



 



1、研究政策和汇报


新政策公布之后内部的学习、总结和评估必然是一个工作量(相信大部分同仁已经付出了很多了…),此外,内部汇报是必不可少的。如果你是MNC,那么外国友人可能会多问很多句…


 



2、评估变化和讨论


评估潜在成本(如专项附加扣除带来的系统需求),决定企业内部应对新个税的方案。



 



3、修改HR相关资料


修改各种相关文件、政策、模板等:对于员工手册/公司薪酬政策提到个税政策的…你需要更新…某些企业变更的手续也挺长的吧….员工入职和离职的SOP也要更新。



 



4、分析系统需求、进行系统开发


涉及到系统的,还需要把系统的逻辑给更新掉。真正接触过薪资系统变更都知道这不是个简单的活。



 



5、准备沟通文件


拟定沟通函、针对于员工的实施细则等文件。



 



6、讨论职责分工


此次个税改革会涉及到新增很多额外工作,对于这些工作如何处理,以及是否考虑裁剪为外包方案,都需要经过讨论。同时,对于企业内部的分工、职责和配合也需要明确。



 



7、进行员工沟通和答疑


进行员工沟通。简单可以发个邮件,张贴个通知即可。要做的好些,可能会需要展开员工沟通会,做一些比较炫酷的宣传(H5/微信推文等)。总之,有多大能力办多大事儿吧。如有外籍员工,应该会需要一些专场沟通。





以上,就和各位把个税新政会带来的HR工作内容的影响做了列举,虽然部分政策细节还没有完全敲定,但是大体上不会再有变化,建议各位HR朋友尽快关注这些个税改革带来的额外的工作。希望有准备的你,能够应对的了所有的挑战。祝好。



 



 



 



*本文已获得转载授权,如需二次转载,请联系原作者订阅号「徐工说瞎话」。





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