大型制造业企业,贝卡尔特的数字化转型实践——标准统一之后,数字化力量方显

2021-01-07

贝1.png


内容来源: 

李莹 |贝卡尔特| 北亚区人力资源共享服务中心高级经理

唐晓花 |贝卡尔特| 人力资源共享服务中心薪资主管


导语: 

数字化已经成为一种不可逆转的趋势,很多制造型企业都在跃跃欲试着想要搭乘这趟快车,却无从下手。

贝卡尔特是典型的制造企业,他们所面临的痛点比如人员管理、排班、休假、考勤打卡、工资发放等也是众多制造型企业感同身受的。然而通过数字化系统他们解决了这些问题,做到了数据的公开透明,改善了员工体验,为业务提供了帮助,实现了降本增效,让我们看到了数字化为制造型企业带来的无限可能,想必可以给各位同行开辟一条思路。

 

公司简介 

贝卡尔特集团成立于1880年,是一家传统的制造型企业,在钢丝变形和镀膜技术领域为全球120多个国家提供钢丝产品及解决方案。贝卡尔特以客户为导向的环保、创新型产品广泛应用于汽车、能源、建筑、农业、消费品、机械设备、基础材料行业等众多领域。贝卡尔特在20世纪90年代初进入中国市场,成为来华投资的首批比利时公司之一。目前,在中国拥有16家公司,8000多名员工。


1632810342754258599.jpg

 图:贝卡尔特全球布局

 

  • 数字化转型缘何而起

从全球来看,贝卡尔特是一家跨国企业、制造型企业、百年企业,这三个鲜明特征造就了一个非常复杂的局面,即公司体量庞大、人员众多、工厂星罗棋布。进而导致贝卡尔特内部人员、信息管理困难,管理者无法得到一份准确实时的全体人员名单或数量,所以他们开始着手推动人力资源数字化转型。 

就中国区而言,虽然从2008年开始陆续引入了一些数字化系统,但由于界面不友好,所以并没有物尽其用。2017年贝卡尔特中国的人力资源部门受命组建人力资源共享服务中心(以下简称SSC),他们以此为契机,携手易路对内部系统进行升级更新,并成功上线People+系统,实现了人力资源服务的大共享。 


  • 标准化——数字化的“敲门砖” 

任何企业的数字化转型都必须以标准化为前提,贝卡尔特也同样利用标准化敲开了数字化的大门。 

在数字化转型之前,贝卡尔特每家工厂甚至每个部门都有自己继承历史的运行规则和运营所需的特殊要求。 

  • 比如入职流程、入职材料提交、入职审批节点各个工厂的要求又各不相同。

  • 再如休假审批流不一致、休假规则细节不一致。 

除此以外,工资计算、奖金计算、考勤、休假、加班……几百项工作在工厂、部门之间也各有各的规则,导致数字化转型举步维艰, 所以贝卡尔特的数字化改造,率先从各项标准的统一开始。

1632810501920304149.jpg

 

SSC会先梳理出各流程中重要节点,再与人力资源领域专家(以下简称COE)合作分析每个工厂在这些重要节点上的差异点、共同点,以及哪些工厂因为什么问题需要有特殊处理。然后他们会提供1-2个建议让工厂考虑,之后,经过意愿收集SSC和COE再次聚集,讨论哪些工厂愿意接受建议?哪些不接受?不接受的原因是什么?

考虑到不接受的工厂难免会出现自己的特殊情况,贝卡尔特的标准化也不是绝对的,有些是全国1个标准,有些则可能会有2-3个解决方案。

在这期间,为了推动标准化走得更远,他们会分享标准化进程中一些工厂的优秀实践,进而影响其他工厂。标准化像是一位“开路先锋”,减少了数字化道路上的阻碍,使得数字化行进得更加容易、快速。但与此同时,数字化也在“逼迫”标准化往前走,两者双向推动。

 

  • 核心功能引入,数字化力量彰显

 

大量的标准化工作之后,贝卡尔特联手易路,根据自身急需解决的痛点初步上线了一批核心功能,彰显了数字化力量。具体体现在以下几方面: 

1、快速入职-大幅提高员工入职流转效率,增强员工体验,优化事务流程 

在引入People+系统之前,贝卡尔特员工入职需要线下人工通知相关部门或人员知晓,让他们提前为新员工入职做好准备,比如开通账号、分配电脑、安排工位、准备服装等等,但这种工作模式下经常会出现员工已经完成入职,电脑、账号、邮箱等仍然没有准备到位的情况。 

系统升级后,只要员工接受Offer,HR就可以一键触发流程,系统会自动向相关部门负责人员发送邮件、自动开通账号。从线下到线上的转变,提升了员工的入职体验,缩短了1-2天的入职时间;减少了HR的事务性工作,节省了时间、人力成本;整合了员工信息,降低了信息人工录入的错误率。


1632812545914307246.jpg


2、移动端APP-信息多走路,员工少跑腿,改善员工体验 

移动端APP的开通在贝卡尔特是史无前例的,此次数字化转型,他们以易路系统为基础搭建了自己的APP平台,而APP的投入使用无疑极大地提升了员工体验。 

员工不仅可以随时随地查看自己的工资单、申请休假、查看考勤等,更重要的是,如果员工忘记上/下班打卡,APP会及时提醒他,只需在移动端就可以完成补卡申请和审批,让信息多走路,员工少跑腿。这完全颠覆了传统的滞后补卡方式,因为按照传统的方式,如果员工忘记打卡,只能等考勤员发现之后通知到员工,员工再书面申请补卡让主管审批,之后还要再拿给考勤录入系统,员工来回奔波,浪费时间与精力。 

3、休假管理-统一休假规则,减少成本浪费,自动化管理

在贝卡尔特,员工的休假管理是一个不得不提的痛点。之前在贝卡尔特有很多种假期,包含国家法定节假日、公司福利年假、各种调休假以及倒班产生的倒休假等等。不同假期要以怎样的顺序排列直接影响公司的运营,再加上制造业型企业本就非常关注成本,因此,为了兼顾成本与员工体验,贝卡尔特需要找到一种最佳排列方式。

中国的16家公司各有各的休假顺序,局面极其复杂。但在数字化过程中,因为有易路的帮助,贝卡尔特最大可能地实现了16家公司休假规则的统一,在不同的运营需求下为他们提供了3种休假方案。工厂每年根据自身经营状况,自行选择其中一种方案,就可以自动进行员工所有相关规则的切换,同时自动联动薪酬与考勤功能。


贝5.jpg


4、智能排班-整合混乱无序的休假规则,实现精准化、智能化排班 

排班是制造型企业的特有难题,而在贝卡尔特中国现有的16家公司中又有非常多轮休规则,如4班2倒、4班3倒、7班6倒,有工作8小时、有工作12小时,还有由于业务要求,无规律工作的,这就使得贝卡尔特要想实现统一的排班管理难上加难。好在经过多次沟通与调整,易路为贝卡尔特提供了定制化的解决方案,建立了基于24小时循环的数十种日模型以及几百种期间模型的排班规则,最大化的满足了各工厂的需求。同时挂钩考勤打卡、休假等功能。 

然而建立起排班规则只是迈出的第一步,如何为之匹配打卡智能评估是他们进一步要解决的问题。经过几个月的努力,贝卡尔特成功实现了智能评估员工是否真正按照排班参与打卡、是否发生迟到早退或未打卡现象,实现了排班的精准化管理,有效确保了正确班次上有正确的员工进行生产活动。


贝6.jpg

 

  • 数字化能带来哪些收益

  

数字化的力量无疑是巨大的,对于制造型企业来说它更是会带来一些直观、显著的效益。在此次系统升级中,数字化除了帮助贝卡尔特实现了最初的目标,即为业务决策提供数据支持、信息公开透明、简化流程。另外,制造行业都非常重视成本,数字化转型则为他们带来了降本增效这一意外之喜。

1、为业务部门提供人力资源数据支持

数字化系统的使用为业务部门的决策提供了更加真实、精准、高质量的数据支撑。

以离职率为例,贝卡尔特有四大业务部门,每个部门对离职率的定义和计算各不相同,所以,以前SSC只能根据各业务部门的需要提供相应的数据。数字化转型后,他们对离职率的定义和计算规则进行了统一,通过系统收集能够在统一基准上为业务提供横向和纵向比较,有利于业务部门精准、科学的决策。 

2、打通人力资源信息流转,提高公开透明性

以前,贝卡尔特所有与员工相关的信息、数据都集中在SSC,需要查看的人就必须去SSC查询。现在通过数字化系统,无论是部门管理者、普通员工还是HR都可以方便、快捷地查看自己想要的信息。 

比如部门经理可以随时查看自己部门的人数、出勤情况、长病假情况等,拿到第一手数据;员工可以直接看到自己的工资单;HR也不再需要在浩如烟海的纸质资料中查询信息,可以直接在系统中搜索。这一改变减少了数据搬运的过程,简化了流程,也相应地减少了HR的工作量损耗。另外,人工操作可能存在的潜在的不合规风险,线上系统则能够有效规避,从而提升合规性。 

3、一视同仁的员工体验提升

员工可以在线查看自己的工资单和考勤情况、在线申请休假,便捷的操作改善了员工的直观感受。除此之外,数字化转型对于制造型企业来说,还是一种隐性的人文关怀——对蓝领和白领员工一视同仁。以前贝卡尔特只有白领员工可以通过PC使用线上系统查阅工资单以及进行一些事务的审批申请,数字化推行之后则消除了这一差别。

另外值得一提的是,数字化平台的使用还增强了员工对考勤和薪资的自觉性。因为员工通过手机端可以及时查看和操作,从而树立了员工对自己的考勤负责的新风尚。

 

贝7.jpg


4、降本增效 

People+系统的引入在各个模块都给贝卡尔特带来了降本增效之利。举一个最直观的例子:如果按照传统方式发放纸质工资单,HR部门要配备4台打印机,一台打印机的成本为1400-15000元。再加上工资单必须为特制纸张,每月至少3000元打印纸成本,一年要花费 36000元左右。

此外,为了能够以最快的速度把工资单送到员工手中,他们选用顺丰快递将工资单发往全国各地,这笔成本同样不可小觑。然而,令人抓狂的是打印机随时可能出现故障,除了维修会产生成本,更会耽误工作效率,所以在贝卡尔特打印机维修被视为一种紧急事件。为了防止在发工资期间出现意外,他们不得不跟维修人员约定好固定日期,让他们随时待命。甚至有一次出现问题维修部门解决不了,供应商专门从北京紧急赶来维修。上线移动端APP之后,这些问题已经得到有效解决,只需一个人力检查工资单是否有误即可,其降本增效的作用不言而喻。 

5、明确清晰、便于操作的人员管理

提升整体人员的管理能力是贝卡尔特实施人力资源数字化转型的出发点之一,也是数字化为贝卡尔特带来的直接效益之一。通过系统不仅可以清晰呈现整体员工数量及其他信息,还可以看到4大业务部门、各个地区、组织、岗位等细分维度的具体人员情况。 

 

  • 制造型企业数字化转型思考与建议

 

贝卡尔特作为典型的制造型企业,在数字化转型过程中积累了很多真实、有用的经验,此次专访中,贝卡尔特人力资源共享服务中心高级经理李莹以及薪资主管唐晓花慷慨地分享了自己的实践心得,可以为正在或者将要进行人力资源数字化转型的同行提供一些参考。 

1、学会换位思考

数字化推进过程中,一定会遇到很多不同的声音。所以作为推动者,人力资源部门一定要有换位思考的意识,善于站在对方的角度看问题,想想数字化能为他们带来什么好处,能帮他们解决什么问题。推动数字化就要让反对者“发声”,而不是一味地让他们“闭嘴”。听取意见,有则改之,无则加勉,这才是顺利推动数字化的最佳方式。例如入职流对白领员工是高效的,那么对于蓝领员工是否同样适用?是否需要针对蓝领员工的特殊性作出针对性优化?这些问题也需要听取各单位意见,作为后续进一步持续改善的方向。

2、切忌急功近利

数字化转型是一项长期工程,也是一段艰难历程,所以碰到问题一定不要气馁,“关关难过关关过”,切忌急功近利。比如标准化这个大难题,面对16家公司,贝卡尔特HR虽然不能一步到位把16变成1,但他们可以先把16变成8再变成4再变成2,最后实现统一;再如,贝卡尔特中国区带领8000多名员工共同完成数字化转型是分阶段的,他们首先是推广到每个工厂的HR,HR培训每个关键人员,关键人员再往下一层层推广,对于不太会使用智能手机的员工都会有领班一个个手把手教学,最终花费了1年的时间才实现全员数字化。这是一个循序渐进的过程,不要想着一步到达完美的境界,因为永远不可能有完美的境界,一步一个脚印会相对容易些。 

3、找好切入点 

刚开始推行线上流程时可能会遭到顾虑和观望,比如贝卡尔特入职流设计好之后,必须指定试点工厂。后来随着入职流的成功,离职流还在试运行就已经有工厂申请提前上线,甚至转职流还在设计中就有工厂抢先预订要成为试点工厂。在尝到一点甜头之后,大家都会竞相争做变革的先行者,所以,一定要先踏实做好一个功能,以之作为切入点,再大面积铺开就容易很多。而数字化进程一旦开启,就会加速前进且不可逆转。

 

贝9.jpg

 

  • 数字化将走向何方

 

目前,贝卡尔特人力资源数字化已经完成了第一期计划,功能主要集中在考勤管理和薪酬核算、主数据管理、自助端的准确性上。第二期计划正在实施中,将会增加弹性福利、线上公告(基于手机的消息推送功能来做)、入职流(已上线)、离职流、转职流等功能。 

未来数字化道路上,贝卡尔特仍会与易路相互扶持,希望能开发出更多新的系统和工具。如更具时间轴概念的、可视化的人员管理仪表盘,被授权的管理者可以直接看到自己部门1-12月份的人数、离职率、休假、薪酬等数据;再如,打造线上社群或论坛,增强企业与员工之间的粘性,形成具有内容生态的、基于企业内部的社区。这些功能不仅可以为业务提供数据分析,更重要的是可以进行预测,比如可以根据员工在社区的活跃度大致预判他的稳定性、离职可能性有多大,甚至可以提取更多员工需求,提前干预保留。另外,他们还希望自己未来的系统更具开放性,可以连接财务、生产、采购等其他数据体系。 

总而言之,贝卡尔特希望未来数字化系统不再仅仅是传统的运行,而是能够形成一种生态。

 


文章标签

热门文章

关于我们

关于我们

易路人力资源科技是一家专注为中大型企业提供以复杂薪酬管理为核心的一站式人力资源软件及服务供应商。旗下People+产品平台主要分为薪酬云、动态佣金云、易个税、以及多种人力资源专业服务。

大型制造业企业,贝卡尔特的数字化转型实践——标准统一之后,数字化力量方显

大型制造业企业,贝卡尔特的数字化转型实践——标准统一之后,数字化力量方显

标准化像是一位“开路先锋”,减少了数字化道路上的阻碍,使得数字化行进得更加容易、快速。但与此同时,数字化也在“逼迫”标准化往前走,两者双向推动。

薪酬没有边界

薪酬没有边界

常用的人事管理软件功能都有哪些?

常用的人事管理软件功能都有哪些?

合理使用人事管理软件能为企业整体人力资源管理水平带来很大的提升,常用人事管理软件能为公司领导层策和解决问题提供支持,实现企业招聘流程管理自动化,招聘需求创建、提报、审批等全流程线上管理,招聘需求与企业编制智能同步等功能。薪资的自动计算和报表生成,减少人力资源管理的日常工作时间,有利于工作效率的提升,降低了时间成本

使用hr人事管理系统都有哪些目的?

使用hr人事管理系统都有哪些目的?

企业通过人力资源管理系统可以实时掌控企业各部门的人力资源信息,加快提升人力资源管理水平,提高公司的市场响应速度,加强企业的规范化管理、适应多变的市场竞争环境。通过人力资源管理系统可实时采集一线的人力资源数据,企业高层决策者能够实时掌握员工情况。

员工退休业务在HCM系统中如何处理?

员工退休业务在HCM系统中如何处理?

员工退休业务在HCM系统中如何处理?企业员工退休可以分为两种情况:一种是办理退休手续后解除和企业的劳动合同关系,员工离职回家休养,另一种是和企业解除劳动合同关系,退休后被企业返聘为劳务人员继续为企业工作,签署劳务聘用协议,成为企业的劳务用工。

人力资源服务包含哪些服务?

人力资源服务包含哪些服务?

人力资源服务能够提供的服务项目,特别是国内的中小型企业,把人力资源完全服务可以明显降低人工成本,提高企业核心竞争力。人力资源服务可以给用人单位的人力资源部门提高工作效率,降低人力资源成本,将重要的精力集中到更重要的事项上面,建立企业文化,处理员工关系等更加细致的工作。

2020年度个税汇算清缴政策有哪些变化?

2020年度个税汇算清缴政策有哪些变化?

大咖说丨知名咨询&科技公司高管分享,企业人力资源数字化转型的主要挑战和破局之道

大咖说丨知名咨询&科技公司高管分享,企业人力资源数字化转型的主要挑战和破局之道

人力资源数字化的特点是不以流程为核心,而是以用户为核心。

英恒专访:技术研发企业数字化转型该如何迈出第一步?

英恒专访:技术研发企业数字化转型该如何迈出第一步?

英恒成立于2001年,始终专注于汽车电子应用市场的方案解决与技术开发服务。“多年蛰伏,一朝蝶变。”2017年开始,英恒整体发展进入加速阶段,人员数量和需求量快速增加,业务规模和需求也与日俱增。2018年,恰逢公司上市,人力资源数字化转型势在必行。

推荐文章

惠灵顿国际学校:英式传统与现代理念的完美融合

惠灵顿国际学校:英式传统与现代理念的完美融合

信息化智能教职员工管理改革

维塔士:数字娱乐领域的中国制造

维塔士:数字娱乐领域的中国制造

无限的游戏创造力和人力资源管理进阶

Levi's:Carry世纪时尚的牛王神话

Levi's:Carry世纪时尚的牛王神话

易路People+一体化解决方案兼顾实用与视觉的双重高标准

埃顿集团(Aden):快速扩张下的人力资源数字化转型

埃顿集团(Aden):快速扩张下的人力资源数字化转型

埃顿集团在全球25个国家拥有超过26,000名员工,业务遍及中国近80个城市,为合作伙伴提供多维度、高质量的综合设施管理(IFM)服务。

大型制造业企业,贝卡尔特的数字化转型实践——标准统一之后,数字化力量方显

大型制造业企业,贝卡尔特的数字化转型实践——标准统一之后,数字化力量方显

标准化像是一位“开路先锋”,减少了数字化道路上的阻碍,使得数字化行进得更加容易、快速。但与此同时,数字化也在“逼迫”标准化往前走,两者双向推动。

英恒专访:技术研发企业数字化转型该如何迈出第一步?

英恒专访:技术研发企业数字化转型该如何迈出第一步?

英恒成立于2001年,始终专注于汽车电子应用市场的方案解决与技术开发服务。“多年蛰伏,一朝蝶变。”2017年开始,英恒整体发展进入加速阶段,人员数量和需求量快速增加,业务规模和需求也与日俱增。2018年,恰逢公司上市,人力资源数字化转型势在必行。

专访云学堂HRD么春娟:从华为到云学堂,只为遇见自己想要的样子

专访云学堂HRD么春娟:从华为到云学堂,只为遇见自己想要的样子

2017年11月,么春娟离开了工作13年的华为,而后怀揣着自己的小愿景加入创业酵母管理咨询公司做人力资源咨询服务,如今在云学堂担任人力资源负责人一职。或许会有人不解,但她认为这一切经历都是值得的,一路寻找,只为遇见自己想要的样子。

在线咨询

电话咨询

400-825-1616

预约演示

个税助理

扫码互动