酷公司 | 这家备受推崇的供应链物流公司如何实现数字化绩效管理

2022-04-27

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公司介绍

 

总部位于日本的邮船物流株式会社 (Yusen Logistics Co., Ltd.,以下简称:日邮物流)是一家全球供应链物流公司,拥有60多年的专业货代和运输经验。日邮物流拥有连接日本、美洲、欧洲、东亚和南亚及大洋洲的运输网络,在47个国家和地区设有595个物流据点。公司于2000年进入中国,经过多年发展,在中国有21家分公司和超过1200位员工。凭借强大的本地市场专业知识和全球分布的网络渠道,日邮物流(中国)有限公司(以下简称:日邮中国)可以为正在寻求增长或巩固已有市场地位的公司提供多样化的服务。其核心业务主要包含有国际空运、国际海运、合同物流及供应链解决方案等,服务客户涉及汽车、医疗、零售、航空航天、科技和食品等领域。

   

  • 内外驱动,数字化转型迫在眉睫

 

据《国际物流产业数字化发展报告》显示,后疫情时代国际贸易将迎来区域一体化、跨境电商等机遇,国际物流也将加快实现数字化转型发展。作为供应链物流行业的领先企业,日邮物流近几年来加速了全球数字化转型的步伐。依托于公司的整体策略,日邮中国也制定了与之相链接的人力资源策略,提出了内部管理精细化的要求,而绩效管理无疑是其中重要的一环。但在这一环节中,日邮中国面临最大的挑战便是缺乏数字化系统的支持,仍在使用Excel表格的方式进行绩效管理。

 

随着公司发展和数字化的驱动,传统的绩效管理方式逐渐无法满足人力资源部门的工作需求,导致日邮中国的HR面临着这样一些困境:

 

第一,原始流程中需要通过Excel和邮件发送、接收绩效与发展回顾表单,缺乏有效的数据汇总查看方式,需要线下巨大的工作量才可以让管理人员进行批量的评分审批和校准操作。 

第二,由于公司行业和业务本身的复杂度以及绩效管理精细化的需求,员工需要填写复杂的Performance and Development Review表单,每个目标都需要设置五级衡量标准并添加相应描述。 

第三,基于线下和原有系统的绩效管理,HR难以进行精准地催办和通知,也没有高效的途径及时监控当前进度。

  

以上是HR在绩效管理实际操作的困难,由此而引发的是绩效管理整体的有效性。由于线下数据的分散性,从组织和业务领导者的角度,无法有效和直观地看到绩效目标、绩效进度和绩效结果的全局,无法有效地看到员工的发展需求、团队和组织的发展重点和长短板。从HR绩效管理的角度,无法有效地进行目标的管理、进度的管理和评估有效性的管理。从双方的角度,均是耗时耗力的过程。

  

与此同时,日邮中国有着相对复杂的半矩阵式组织架构,对前台、中台、后台的协同十分注重,更加强调了绩效管理的精细化。在这一背景下,日邮中国需要的是高度灵活的绩效管理系统和流程,从而真正契合组织战略需求。带着这一明确目标,又货比三家,日邮中国最终选择了易路作为人力资源绩效管理数字化转型路上的“硬核队友”。

   

“我们对整个系统的个性化有着非常高的要求,希望能与我们的需求、架构、战略保持高度一致,而在接触供应商的过程中,我们发现易路不仅能够实现高度定制化,而且无论是个性化的能力,还是项目推动的能力都非常强大。”日邮中国人力资源组织发展部高级经理Caroline Zhang在采访中介绍了选择易路的原因。

 

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日邮物流人力资源事业部 组织发展部 高级经理Caroline Zhang   


  • 绩效管理e起来

 

经过一系列需求调研及前期准备工作,日邮中国已上线易路People+绩效管理系统,并已初获成效。


1. 团队目标,一键分配 

  • 便捷化的目标设定

此前,日邮员工在进行目标设定时,会先由业务部门内部开会讨论,明确部门目标,后由员工自行填写目标表单,且员工的目标表单需将电子版发送给部门管理者进行审核,若有问题还需退回修改。从管理者的角度,难以从全局的角度看到目标分解情况;从员工的角度,需要经过多次的目标修订,难以清晰了解个人目标与组织目标的关联。

 

在易路People+系统中,支持HR预定义目标和用户自行创建编辑目标等多种模式。对于一些有需要的岗位,HR可以提前在系统中导入核心KPI,便于员工进行指标制定,免去员工苦苦思考如何制定指标的烦恼。

 

2. 目标对齐,上下同欲  

  • 可视化的目标管理  

数字化转型之前,日邮中国的绩效管理一直以手工为主,依靠传统的Excel表格进行管理。每年在员工开始进行目标制定的节点,每个员工需在纸质表单上进行签名并将所有表单汇总,通过快递的形式寄送至总部进行存档。这个过程不仅消耗大量的人力与时间,纸质资料也存在着难以保存、不易查找等痛点。其次,员工在进行目标设定时,需线下与直线经理进行沟通,再自行设定年度目标。员工无法理解公司整体战略,管理者也无法从全局纵观各个体目标之间的链接关系。

  

系统上线后,管理者可以将公司目标层层分解至部门与团队,继而分解至个人。员工可以在线完成目标设定,通过可视化地图查看当前绩效计划中目标的对齐情况以及完成状态,让各级用户都更好的了解绩效内容状态,以及理解公司战略目标。此举一方面实现了目标管理的可视化,将个体目标与组织目标相链接,同时过程中所产生的数据也便于后续的人才分析。另一方面,大大简化了员工设定目标的工作量和复杂度,绩效系统取代手工工作,节约了几千个小时的工作量,实现了绩效活动的降本增效。除此之外,系统还能对关键目标执行过程进行全闭环管理和监控,跟踪目标实施过程的里程碑,树立员工实现目标的信心,提升最终目标的达成率。

 

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3. 春夏秋冬,持续对话

  • 核定校准规范化 

引入数字化系统后,业务部门管理者可以实时在系统上了解部门的绩效完成情况,当某些目标出现问题或尚未完成时,管理者可以及时进行目标调整。绩效考核过程和结果透明公开,便于公司了解员工对结果的反馈和想法,及时进行引导和帮助,激发员工下一步完成目标的决心和斗志,提升员工积极性和敬业度。同时,当团队员工出现转岗或兼岗等情况,系统也支持HR进行高度自定义配置,可自定义表格和字段,能彻底满足不同业务部门考核内容的配置。

 

值得一提的是,员工价值观与行为也是日邮中国绩效考核中的重要一项。对此,日邮中国有一套完善但复杂度较高的报表来专门对该项进行校准。在双方不断地共创下,易路成功在People+系统上开发出了高度一致的报表,助力日邮中国实现了员工价值观线上校准。

  

4. 我的发展,我做主  

  • 报表中心助力数据决策 

此前,日邮中国在绩效管理中使用Power BI工具来制作数据看板。在引入数字化系统后,基于易路强大的数据链路打通能力及完善的报表中心功能,此次合作中双方顺利将原先日邮中国在Power BI上面配置的看板在People+系统中复原。通过数据输出至报表中心,提供复杂的报表和图表看板配置能力,可以将绩效数据更有效、更直观地展示给HR和各级领导,为指导人力资源规划提供最强有力的数据基础。

 

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  • 数字化带来的价值提升

 

 1. 提升管理效率 

系统上线后,从业务角度,管理者可以清晰地看到每位员工的绩效目标以及节点流转,并及时进行相应的调整,提升管理效率和效果,使管理产生效益,优化了内部的管理流程。从HR角度,若想了解某个团队或某个岗位的绩效情况,借助数字化系统可以快捷地导出数据并进行分析,同时,统一的计划人员管理和便捷的催办、批量处理等操作更是大大提升了工作效率,优化了内部绩效流程。该系统也将成为公司发掘人才、培养人才的有效渠道,为企业建立有效的人才数据积淀,为企业的未来发展建立人才基础。

 

2. 提升员工体验 

此前,日邮员工填写绩效目标表单时,需要通过邮件将电子版发给管理者审核与反馈,这个过程需要经过多次的邮件沟通,最重要的是管理者可能会忘记回复,耗时耗力,效率也不高。而现在,整个流程可在数字化系统上运转,及时提醒相关人员进行处理。同时,系统具有及时保存功能,当员工在填写目标时忘记保存或遇到电脑故障等原因,系统会自动保存之前填写的内容,便捷化的操作、简洁清晰的界面提升了员工的使用体验。

 

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  • 数字化转型经验分享

 

作为供应链物流行业的领先企业,日邮中国在人力资源数字化转型的过程中也积累了丰富的经验。在此次采访中,日邮中国的Caroline也分享了自己的数字化转型经验:

 

1. 数据至关重要

数字时代的基石是数据,组织收集的数据量极大且不断增长。在复杂的数据环境中,企业必须要从公司、业务、组织等多维度出发,了解自身所需哪些数据,以及如何来使用这些数据,才能真正释放数据的价值。

 

2. 数字化转型要以终为始 

数字化转型是手段不是目的,转型的初心是帮企业解决问题,创造价值。企业应首先了解组织、业务等各方的诉求是什么,明确最终目的。以终为始,有针对性地引入数字技术予以改造,过程中需要不断进行取舍平衡。

 

3. 系统选择很重要 

系统是流程的一个体现,企业在进行人力资源数字化转型时,常常都需要思考是否要修改流程、如何构建与未来目标契合的流程等问题,这些问题也决定了系统的选择。所以选对合作伙伴很重要,一个优秀的合作伙伴能在共创和激发中,帮助厘清问题,更好地实现目标。

 

4. 可以先小范围试点 

人力资源数字化转型是一项长期的系统工程,其绝不是简单地将数字化技术应用到某个环节的问题,而是重新构建并不断完善流程的系统性问题。所以,若企业还不具备相关条件,或者对整体战略没有规划清楚,可以先进行小范围试点,再一步步进行推广。

 

  • 未来,持续创造价值

  

目前,日邮中国人力资源绩效管理和人才管理的数字化已经完成了第一期计划。通过上线数字化系统,日邮中国告别了冗长不便的绩效流程,降低了人工成本。而此次日邮中国与易路合作的数字化转型项目不仅限于日邮中国,也已在部分东亚区人员中开展,并实现多语言支持,成功地成为国内绩效产品出海的范例。第二期计划正在实施中,将会增加360评估、人才盘点等功能。在未来,日邮中国与易路携手带来的绩效管理数字化变革将不止于此,相信他们的合作会为物流行业智能化带来新的改变。



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