HR职业生涯必经的10个崩溃时刻-薪酬管理篇

2020-04-30

“C&B难吗?薪酬福利管理难吗?” 没经历过的都会有这个疑问。


在别人眼里,C&B是什么?每个月算工资的?

而事实上,除了算工资以外,C&B还得负责公司的薪酬体系建设、各种福利以及制度规则制定和持续优化......


虽说,算工资只是薪酬HR中最基本的工作,但也是最容易让C&B们心塞的崩溃黑洞。


今天,小易扒了几个内部服务团队的故事,告诉大家,C&B真的不容易,他们的专业度一般你看不到。 




【崩溃场景一】

  社保数据突然更新,计算调整到崩溃  


今天是周五,公司的算薪日,负责薪酬的Sarah火力全开,在距离下班还有1个小时就完成了工资计算。Sarah一边跟老板报备,一边想着周末与家人的海南之行。


就在这时,负责社保的同事突然告诉她:"本月医疗险种比例有调整,商保供应商也更新了本月商保保费数据"。


此时的Sarah,心情瞬间跌落到冰点。对于Sarah来说,虽然调整起来很容易,但是商保的保费是要倒算记成企业承担税的呀。


看着身边的同事一个个下班,苦不堪言的Sarah觉得大海和沙滩,离她越来越远了.......



【核心问题】:

在算薪过程中,数据源经常突发一些变动,导致计薪不准确,影响HR正常安排。


【最佳实践】:

C&B HR专注于内部数据收集,将薪资报告核算工作外包给服务团队完成。一旦数据产生变动,C&B HR与服务团队可以各司其职,规整原始数据和更新报告,分工有序。



【崩溃场景二】

 数据格式不一致,手工整理耗时劳神 


这天,Sarah一大早就收到了供应商们发来的数据报表,同时有几家供应商表示:由于社保调基、调比例等原因,将系统进行了更新,导出的报表格式和数据格式也均有更新。


Sarah打开报表一看,果然与往常的不一样,各个供应商的表头名称和排列顺序均不相同,就连小数点也保留得五花八门。


这个月,Sarah除了要将十几张报表整合到一张表以外,还需要人工调整表头,修改格式,设置小数点保留位。


Sarah在前期数据整合上浪费了大把时间,导致后期算薪时间非常紧张,极易出错。



【核心问题】:

供应商导出的数据报告结构不统一,无法快速的进行汇总整合,整理数据耗时耗力,导致整个算薪效率低下。


【最佳实践】:

选择一家一站式的社保和薪酬核算外包合作伙伴。易路的服务团队既可以通过P+系统,快速获得员工入离职名单,避免客户对接多个供应商安排社保增减指令;同时服务团队又可以直接生成统一格式的社保账单,进而一键引入薪酬核算,避免多数据表格合并与整理。



【崩溃场景三】

 提成计算逻辑复杂,手工计算易出错 


Sarah就职于某香水零售商,每个月她需要计算全国上百名销售的提成。


由于销售提成的计算逻辑需要同时满足多种条件、划分不同的层级并设定不同的比例公式,导致Sarah每次算薪都提心吊胆,生怕遗漏数据从而导致计算错误。


这不,刚发完本月工资的Sarah就收到了几封销售的邮件,他们均表示对这个月的销售提成金额存有疑问,希望她作出合理解释。


Sarah只能默默的打开电脑,找到一张设置了各种复杂公式的表格,经过数据比对后再次运算,却发现每次运算的结果都不一样,非常抓狂,却依旧找不到问题出在哪里......



【核心问题】:

奖金提成计算逻辑复杂、规则众多,理解也不一致,工资计算易出错。


【最佳实践】:

易路P+薪酬管理系统,内设独立佣金核算和激励模块,广泛收集多行业佣金结构模板,配置合理,核算精准,结果呈现清晰可视。


易路服务团队完成佣金核算后,可一键导入薪酬系统,进而完成审批,完税和发放。



【崩溃场景四】

 社保调基、调比例,手动调整太麻烦 


本月的算薪已接近尾声,如释重负的Sarah心情大好。


但Sarah的好心情并没有持续多久,因为她突然接到社保局的通知:从今年1月起,员工个人部分三险比例有所下调。


社保的调整,令Sarah犯了难:

1、如果在刚算好的3月薪资里调整这些差额,那么这个月的薪资需要全部重新计算,但是现在已临近发薪日,根本没有时间来调整;


2、如果放在4月的薪资里作补差,那么则意味着她需要纯手工的调整整个公司员工1-3月的社保各项差额,既费时又费力。


不仅仅是计算的问题,同时她也担心会有员工质疑工资准确性,为此Sarah感到非常头疼。



【核心问题】:

社保、公积金等比例调整,无法利用系统进行差额的调整,需要HR一个一个的进行手动调整。


【最佳实践】:

易路的服务团队会时刻保持对社保公积金政策调整的关注,充分做好预案,避免客户发生意外紧急调整场景。同时,易路薪酬系统对社保公积金账单计算规则,有严密的回溯逻辑支持,将年度调基带来的补差场景,做到100%准确。



【崩溃场景五】

 算薪系统常报错,工资计算被中断 


为了提高工作效率,公司决定购买一套薪酬管理系统给到人力资源部门。在前期系统使用培训中,Sarah很认真的进行了学习和测试,希望今后的算薪工作能顺利完成。


然而,在获取考勤信息,社保信息,绩效奖金等数据等过程中,系统频频出现bug,中断运算。


奔溃的Sarah只能联系IT帮忙修复系统,但IT告诉她,在需求调研期间公司并未向其提出薪资运算中会出现此类问题,故无法立即修复bug。


眼看薪资周期过半,前期数据的抓取都没有完成,更别提之后工资计算了。Sarah内心异常焦急,但又无能为力。最终她要求IT先开通了系统修改的权限,让她先手动计算本月薪资后再将数据导入系统操作发薪,以免延误员工薪资福利。


虽然这个月的薪资是一波三折的完成了,但Sarah非常担心系统今后是否还会存在问题......



【核心问题】:

原算薪系统频频出现Bug,导致薪资无法正常计算,依然需要手动解决。


【最佳实践】:

易路承接客户薪酬核算服务后,会帮助客户做完整的数据整理和迁移,并利用升级换代的时机优化设计解决用户薪酬管理方面的历史遗留问题。所有服务完全由易路服务团队完成。


易路系统技术支持团队与易路服务团队,工作在同一空间,实时服务同步。内部采用工单系统管理,闭环高效解决任何技术支持任务,确保系统和服务高可用。



【崩溃场景六】

 考勤数据复杂,常规系统难满足  


Sarah和往常一样开始了本月的算薪工作,当她拿把考勤数据传入系统准备算薪时,系统却频频报错。


经过排查,同事告诉她出错的原因是:上传的考勤数据中,有几十名员工在当月均有多条不同的考勤记录,导致系统无法识别。


Sarah这才了解到,原来公司临时调整了部分员工的工时制,并设立了较为复杂的排班考勤规则。


无奈之下,Sarah只能花费大量精力,手工对数据进行筛选,整理和汇总,再进行手动补差。连续熬了几个通宵,终于完成了当月的薪资报表。



【核心问题】:

员工的考勤数据错综复杂,对应的考勤规则也不一样,导致无法统一导入系统中计算。


【最佳实践】:

薪酬系统与考勤系统,需要有闭环数据接口。考勤规则,工时制可以调整,但考勤后的数据汇总结果导出及引入薪酬核算,应该保持格式与字段的稳定。易路的P+系统,集成薪酬模块与考勤排班模块,规则可以调整,但结果输出稳定统一。


同时,易路服务团队人员,会对薪酬计算结果做100%的变量核对,当然包括考勤扣款类数据结果的核对,避免C&B HR因扣款错误而面对员工的投诉压力。



【崩溃场景七】

 计薪周期跨自然月,考勤扣款难处理 


刚刚发完2月工资,员工Lisa和Tina就找到了Sarah,她们表示对于扣款有疑问,希望Sarah能提供详细的计算方式。


经过查询,Sarah告诉两位员工:公司的考勤周期为上月15日到当月14日,你们的缺勤天数正好横跨了上月和当月两个月份。而系统算薪时,只能默认21.75为每月计薪日,无法按照每月实际计薪日计算,所以会有差额。


显然Lisa和Tina无法接受这个解释,她们希望能根据每月实际计薪日来计算缺勤扣薪,并且将该情况上报了公司,要求将2月扣薪差额退回,最终公司决定采用员工提出的意见。


如此一来,Sarah每月都要先手动排查一遍员工缺勤情况(具体发生在哪个月份),再结合缺勤月份的实际计薪天数拆分计算薪资,最后将差额手动输入系统后才能完成算薪过程。为此,Sarah苦不堪言。



【核心问题】:

原薪资系统设计死板,规则调整不够灵活,C&B HR需要手工处理变动场景。


【最佳实践】:

客户选择薪酬核算合作伙伴后,对于薪酬规则变动需求,C&B HR只需要专注于员工沟通和内部决策,将确认的变动需求和查疑提交给易路服务团队。


服务团队会梳理需求,安排技术人员做变动配置,并建议合理的生效时间,确保客户薪酬核算周期顺畅衔接。



【崩溃场景八】

 各地政策皆不同,费时费力效率低 


像往常一样,Sarah开始了本月的薪酬计算工作。


在薪资核查过程中,Sarah发现有几名分公司的员工,薪资低于了当地最低工资。


经过查询,原来是这几家分公司有“三期女员工”以及”医疗期的员工”,再加上算薪系统未设置相关条件,所以导致本次算薪结果出错。


由于各地对于特殊情况的薪资发放标准不同,目前公司的系统暂时无法同时识别几种运算逻辑。


为此,Sarah只能手动将这些特殊员工单独筛选出来,人工调整差额。整整一天,Sarah计算的头昏眼花。


看着还有一大堆需要补差的人员名单和众多繁复的薪资政策,此时的Sarah崩溃不已……



【核心问题】:

各地薪资政策不同,原系统无法统一进行处理,只能通过人工调整差额,费时费力、效率低下。


【最佳实践】:

对于客户未曾考虑到的场景,服务商会在实施阶段主动做规则维度,员工类别维度的灵活配置预留,从而在场景发生时,及时启动生效对应计算规则,从容应对。


易路在复杂薪酬领域的经验和实践积累,保证了易路的薪酬系统配置游刃有余,从实施阶段开始,就能对客户做到多种场景的提醒和预备。


同时,服务团队需要有大量实际特殊薪酬场景演算经验,可以对C&B HR做好场景解读和处理建议支持,确保毫无疏漏。



【崩溃场景九】

 计算结果有差额,出错原因找不出 


Sarah终于完成了这个月的薪资计算,她将薪资报表给到给财务后,长舒了一口气,心里想:这个周末可以好好休息了。


刚得瑟了一会的Sarah,就收到了财务的邮件:“为什么薪资系统出具的报表总金额和手工报表的总金额相差1分钱?请核查。”


虽然差额非常小,但对于财务来说2张报表金额不一致是无法申请付款流程的。但Sarah从头到尾的检查了薪资数据,仍未发现差额出在哪里,于是又用系统复算了一遍,结果2张表仍然差了1分钱。


最后,她无奈的将这1分钱差额归在了自己的薪资中,作了调整。虽然金额不多,但因为这些细小的分角差异,Sarah每月都要做2遍以上的薪资运算和检查,令她非常苦恼。



【核心问题】:

手工表格与系统计算表格有差额,找不到问题的原由。


【最佳实践】:

服务团队日常需要整理一份手工核算报告,确保手工复核结果与易路薪酬系统结果完全一致后,才会在系统里正式提交报告给到客户。服务团队可以随时对任何一个薪资项目的计算结果,做手工复核过程呈现,帮助客户解读及演算。



【崩溃场景十】

 个税繁琐且复杂,手工计算易出错 


每年年底是员工最开心的时候,因为公司除了工资以外,还会给大家发放各类奖金,补贴,提成等。


但是,Sarah却一点高兴不起来,因为老板想帮助员工进行税务优化,要求她将不同的薪资项拆分后分别计算员工个税。虽说一件好事情,但是对于Sarah来说,这是一项非常繁琐,复杂,庞大的计算工作。


其中个别高管还涉及到了股权红利,非居民以及公司承担个税的情况。


Sarah光想想就觉得头皮发麻,更不用说收到一堆数据报表和特殊算税公式后的计算和核查了。



【核心问题】:

原薪酬系统不支持个税多税种分类计算,导致只能手工计算(出错率高),特别是倒算税及公司承担税场景。


【最佳实践】:

无论选择哪个薪酬核算合作伙伴,C&B HR可以简单的按照“税别”、“是否发薪”、“是否计税”和“是否倒算”等定义,对一个薪资科目或原始数据做描述和要求;易路服务团队会配置系统,做对应的规则配置和启用,进而完成结果计算与核算,保证算税准确性,绝不让C&B HR在次月初报税时发现意外的差异。




易路深耕薪酬领域,拥有十余年的大型企业服务经验,专业产品平台主要分为薪酬云动态佣金云易个税、以及多种人力资源专业服务(包括薪酬社保外包、个税申报外包、人事服务外包、灵活用工、弹性福利、税务咨询、劳动法务咨询等),为大中型企业人力资源部门提供“薪社税福”一体化的平台。

 


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